Zaświadczenie o niekaralności pracownika

Przeczytaj także: Kiedy zaświadczenie o niekaralności?

Zaświadczenie o niekaralności jest to informacja z Krajowego Rejestru Karnego (KRK) o danej osobie lub podmiocie zbiorowym. KRK to instytucja powołana ustawą z dnia 24 maja 2000 roku o Krajowym Rejestrze Karnym, której zadaniem jest gromadzenie danych o osobach prawomocnie skazanych (za: przestępstwa, przestępstwa skarbowe, wykroczenia na karę aresztu), przeciwko którym prawomocnie warunkowo umorzono postępowanie karne w sprawach o przestępstwa, przestępstwa skarbowe; poszukiwanych listem gończym; nieletnich umieszczonych w schroniskach dla nieletnich i innych (rozdział 1, art. 1 w/w ustawy). W Rejestrze przechowywane są również dane o podmiotach zbiorowych, wobec których prawomocnie orzeczono karę pieniężną, przepadek, zakaz lub podanie wyroku do publicznej wiadomości, jak opisano w dalszej części wyżej wskazanego artykułu ustawy.

Zaświadczenie o niekaralności jest wydawane w Biurze Informacyjnym KRK i punktach informacyjnych, działających przy niektórych sądach okręgowych lub rejonowych. Uzyskanie informacji z powyższych źródeł nie jest jednak bezpłatne. Należy wnieść opłatę uregulowaną rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z 14 sierpnia 2003 r. w sprawie określenia wysokości opłaty za wydanie informacji z KRK (Dz. U. z dnia 29 sierpnia 2003 r.), która na dzień dzisiejszy wynosi: 50 zł – za informację o osobie i 100 zł – o podmiocie. Nie jest to dokument „długotrwały”, ale ważny przez pół roku i po jego upływie dane na zaświadczeniu mogą nie być wiarygodne.

Z wnioskiem o uzyskanie informacji z KRK o pracownikach mają prawo wystąpić w niektórych sytuacjach przełożeni, co reguluje art. 6 ust. 1 pkt 10 wskazanej wyżej ustawy. Zgodnie z nim pracodawcy mogą te informacje otrzymać w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej. Powyższe oznacza, że pracodawca ma ograniczone możliwości uzyskiwania informacji o zatrudnionym lub kandydacie na dane stanowisko. Wymóg zaświadczenia o jego niekaralności musi być bowiem określony w przepisach odpowiedniej ustawy, nie jest natomiast wymieniony wśród danych, o jakie może prosić na mocy art. 22¹ K.p. kandydata do pracy lub pracownika. Prawo do żądania takiej informacji może również wynikać z przepisów szczególnych, które regulują stosunek pracy konkretnej grupy zawodowej (jest to tzw. pragmatyka pracownicza).

Dodatkowo przełożony może otrzymać takie informacje o danej osobie jedynie w zakresie niezbędnym do jej zatrudnienia, wynikającym z przepisów danej ustawy. Warto w tym miejscu nadmienić, że z poszczególnych ustaw może wynikać wymóg:

• niekaralności,
• korzystania z pełni praw publicznych,
• ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

Dlatego pracodawca w sformułowanym przez siebie zapytaniu o karalność konkretnej osoby, powinien powołać się na odpowiedni przepis określający zakres niezbędnych informacji, gdyż nie w każdej sytuacji wymagana jest pełna informacja o niezgodnej z prawem przeszłości kandydata.

Zupełnie inna sytuacja występuje w przypadku osoby fizycznej. Każdemu bowiem przysługuje prawo do uzyskania informacji, czy jego dane osobowe zgromadzone są w Rejestrze. Uprawnienie takie reguluje art. 7 w/w ustawy. W ten sposób kandydat na pracownika lub pracownik zawsze może złożyć wniosek do KRK, na który uzyska odpowiedź. Następnie może ją przedłożyć pracodawcy, nawet gdy nie wynika to z żadnych przepisów prawa.

Zobligowani przepisami rangi ustawowej do złożenia zaświadczenia o niekaralności są, jak wynika z pragmatyk pracowniczych lub służbowych, kandydaci do pracy lub pracownicy m. in. następujących zawodów: prokurator, sędzia, urzędnik samorządowy, pracownik służby cywilnej, policjant, inspektor kontroli skarbowej, nauczyciel mianowany i dyplomowany zatrudniony na podstawie mianowania, ochroniarz, kierowca zatrudniony u przedsiębiorcy wykonującego transport drogowy, księgowi uprawnieni do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Wystąpić może również taka sytuacja, że pracownik dobrowolnie przedstawi zaświadczenie o niekaralności, celem np. zwiększenia swoich szans podczas rekrutacji. Wówczas, poza tym dokumentem musi on również złożyć pisemną zgodę na przetwarzanie tych danych tak, aby nie naruszyć przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. W przypadku przetwarzania danych przez pracodawcę (w czym mieści się także ich przechowywanie), wymagane jest przestrzeganie powyższej procedury.

Mimo, że informacja o niekaralności nie zawsze jest konieczna, aby podjąć pracę na danym stanowisku, to pracodawcy chcą ją uzyskiwać od coraz szerszego grona pracowników czy kandydatów do pracy. Ponadto informacji takiej nie zaznaczają w ogłoszeniach o pracę, ale informują kandydata tuż przed samym podpisaniem umowy. Ma to coraz częściej miejsce przy stanowiskach pracy takich, jak: doradca finansowy czy pracownik dużej firmy lub koncernu. Pracodawcy w ten sposób próbują bowiem zabezpieczyć się przed zatrudnianiem nieuczciwych pracowników. Bardzo często bowiem podwładnemu powierzany jest majątek pracodawcy czy wręcz może on podejmować w jego imieniu decyzje, za które to pracodawca ponosi odpowiedzialność.

Pamiętać jednak trzeba, że o wnioski o niekaralności nie występuje się tylko w celu ich przedstawienia polskim pracodawcom. Występują bowiem o nie także osoby składające dokumenty na egzamin pilota lotni, studenci ubiegający się o wizę w USA, a nawet pracownicy sezonowi wyjeżdżający do pracy za granicę za pośrednictwem wojewódzkich urzędów pracy.