Archiwizacja dokumentacji pracowniczej - przepisy

Przeczytaj także: Dokumentacja pracownicza a upadłość firmy

Wysokość opłat przechowywanej dokumentacji w wysokości nie wyższej niż:

• 17 zł za sporządzenie kopii świadectwa pracy,
• 4 zł za sporządzenie kopii, innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia,
• 4 zł za sporządzenie kopii każdej karty kartoteki zarobkowej bądź zasiłkowej albo strony listy płac,
• 35 zł za każdą rozpoczętą stronę sporządzenia odpisu świadectwa pracy,
• 8 zł za każdą rozpoczętą stronę sporządzenia odpisu innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia,
• 4 zł za sporządzenie odpisu skróconego wysokości zarobków na podstawie list płac, za każdą pozycję zestawienia (kwotę wynagrodzenia rocznego albo wynagrodzenia za krótszy okres faktycznie przepracowany w ciągu roku).

Należy podkreślić, że opłata od jednorazowo złożonego zamówienia nie może przekroczyć kwoty 200 zł.

Postępowanie z dokumentacją płacową w razie likwidacji podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji płacowej

Zasady postępowania z dokumentacją płacową w razie likwidacji przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą w zakresie przechowania dokumentacji płacowej tworzonej przez pracodawców określają przepisy art. 51p ustawy z 14.7.1983 r., o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w brzmieniu nadanym ustawą z 18.12.2002 r., o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. Nr 241, poz. 2074). Zgodnie z tymi przepisami, w przypadku postawienia przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, odpowiednio likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje przechowawcę, któremu dokumentacja zostanie przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na okres, jaki pozostał do wygaśnięcia umów przechowania tej dokumentacji zawartych przez przedsiębiorcę. W braku takiego wskazania przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy, po zapewnieniu przez likwidatora lub syndyka masy upadłości środków finansowych, o których mowa w zdaniu poprzedzającym.

Nowy przechowawca, powinien przed przejęciem dokumentacji uzyskać wpis do rejestru. W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek likwidatora lub syndyka masy upadłości, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje podmiot nadzorujący jednostkę organizacyjną, do której dokumentacja należała, a w razie braku takiego podmiotu - archiwum państwowe właściwe miejscowo lub wskazane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Przed wydaniem postanowienia sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby przedsiębiorcy o jego stanie majątkowym.

Powyższy tryb postępowania stosuje się odpowiednio, jeżeli przed upływem okresu przechowywania dokumentacji znajdującej się u przedsiębiorcy nastąpi wykreślenie przedsiębiorcy z rejestru oraz jeżeli przed upływem okresu przechowywania dokumentacji znajdującej się u przedsiębiorcy zaprzestanie on wykonywania działalności objętej wpisem do rejestru. W przedstawionych wyżej sytuacjach zaprzestania działalności gospodarczej, wraz z dokumentacją płacową jest przekazywana pozostała dokumentacja o czasowym okresie przechowywania.

Sankcje z tytułu naruszenia przepisów o przechowywaniu dokumentacji płacowej

Naruszenie przez pracodawcę obowiązku prowadzenia dokumentacji pracowniczej, w tym także płacowej stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 281 pkt. 6 KP) skutkujące nałożeniem sankcji przez inspektorów pracy oraz wywołuje jeszcze inne negatywne skutki dla pracodawcy. I tak, np. SN przyjął w wyroku z 14.5.1999 r., I PKN 62/99 (OSNAPiUS 2000 r., Nr 15, poz. 579), iż pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencyjnej czasu pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia.

Niezależnie od powyższego, postępowanie z dokumentacją pracowniczą (w tym płacową) podlega ocenie w zakresie przestrzegania przepisów ustawy z 29.8.1997 r., o ochronie danych osobowych (Dz.U. Nr 101 z 2002 r., poz. 926, ze zm.).