Zgodnie z artykułem 171.§ 3 k.p. pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę. Ekwiwalentu nie wypłaca się również w przypadku skierowania pracownika do pracy za granicą, powołania do służby wojskowej lub do odbycia przeszkolenia wojskowego trwającego dłużej niż 3 miesiące.

Przy wyliczaniu wymiaru wysokości ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop należy uwzględnić wynagrodzenie zasadnicze i inne świadczenia ze stosunku pracy pracownika. Niemniej jednak nie wszystkie świadczenia pracownicze brane są pod uwagę.

Wymiar wysokości ekwiwalentu pieniężnego musi być współmierny z wymiarem przysługującego pracownikowi do wykorzystani urlopu - jest on wypłacany tylko za niewykorzystany urlop. Ekwiwalent taki przysługuje także za niewykorzystany urlop zaległy.

Jak ustalić ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Zasady ustalania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy zostały określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 08.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Są one takie same, jak przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego, z pewnymi zmianami opisanymi niżej.

Aby prawidłowo wyliczyć ekwiwalent, w pierwszej kolejności trzeba ustalić podstawę jego obliczenia. Przy jej ustalaniu bierze się pod uwagę różne (ale nie wszystkie) składniki wynagrodzenia w następujący sposób:

• określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu
• składniki przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, uzyskane przez pracownika w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się w przeciętnej wysokości z okresu 3 miesięcy
• składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu.

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy pracownika nie bierze się pod uwagę (§6 rozporządzenia):

• jednorazowych lub nieokresowych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
• gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
• odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy

Następnie należy ustalić współczynnik służący do obliczenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu. Jest on określany odrębnie w każdym roku kalendarzowym. Ustala się go odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.

Uwaga!
W przypadku ustalania ekwiwalentu za urlopy zaległe, stosuje się wysokość współczynnika z roku, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu a nie z roku, z którego urlop pochodzi.

Kolejnym krokiem jest ustalenie wysokości przysługującego ekwiwalentu. W tym celu obliczoną podstawę ekwiwalentu dzieli się przez podany wyżej współczynnik – uzyskujemy wysokość ekwiwalentu za jeden dzień. Następnie tak otrzymany wynik należy podzielić przez 8, w wyniku czego otrzymamy wysokość ekwiwalentu za 1 godzinę. Teraz wysokość ekwiwalentu za jedną godzinę należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.