Zarządzanie chaosem - jak poradzą sobie przedsiębiorcy?

Przeczytaj także: COVID-19 a siła wyższa. Jak uratować relację biznesową?

Rejestr akcjonariuszy

Powyższe rozwiązania w znaczący sposób ułatwiają spółkom funkcjonowanie w nowej rzeczywistości, eksperci zauważają jednak, że nie na wszystkich polach. Niestety nie uległy zmianom przepisy dotyczące obowiązku prowadzenia od 1 stycznia 2021 roku rejestru akcjonariuszy. Terminy nieubłaganie biegną. Należy mieć na uwadze, że jeszcze przed 30 czerwca 2020 spółka jest zobowiązana po raz pierwszy wezwać akcjonariuszy do złożenia dokumentów akcji w spółce. Ponadto, w dalszym ciągu przed pierwszym wezwaniem akcjonariuszy walne zgromadzenie zobowiązane jest zatwierdzić wybór podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy i upoważnić zarząd do zawarcia umowy.

- Jest to bardzo istotne, ponieważ ustawodawca przewiduje daleko idące konsekwencje po dniu 1 stycznia 2021, jeżeli chodzi o możliwość zarówno wykonywania praw z akcji jak i rozporządzania nimi. Szczególnie doniosłe konsekwencje mogą mieć miejsce w odniesieniu do niektórych rodzajów obciążeń ustanowionych na akcjach, które w dniu 1 stycznia 2021 r. utraciły swoją ważność. Sytuacja może być szczególnie trudna dla holdingów, kiedy kilku lub kilkunastu spółkom trzeba będzie organizować rejestr - stwierdza dr Jakub Pitera, partner w Taylor Wessing.

Perspektywa pracodawcy

Jak wyglądają nowe przepisy dotyczące pracodawców, dla których obecna sytuacja jest niewątpliwie bardzo trudna?

- Zmiana i niepewność w znaczący sposób dotykają pracodawców w obecnych czasach. Badania pokazują, że już połowa firm liczy się z tym, że niezbędna będzie redukcja etatów i zwolnienia pracowników. Rynek pracy praktycznie z dnia na dzień z rynku pracownika stał się rynkiem pracodawcy – mówi Krystian Stanasiuk, partner w Taylor Wessing.

Już 2 marca 2020 r. Sejm uchwalił ustawę o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (koronawirusa), innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Wprowadzane przez rząd rozwiązania pomocowe dla pracodawców mają na celu wsparcie pracodawców i ochronę miejsc pracy. Zakres zaproponowanej pomocy jest coraz szerszy, co pozwala wyrażać nadzieję, że okażą się one wystarczające do utrzymania etatów w przedsiębiorstwach najbardziej dotkniętych spadkami obrotów.

Nowe przepisy przewidują możliwość wydania pracownikowi polecenia wykonywania pracy zdalnej przez czas oznaczony. Pracownik ma obowiązek zastosować się do polecenia pracodawcy, sam nie może natomiast zdecydować, że będzie pracował zdalnie. W okresie wykonywania pracy zdalnej pracownik zachowuje pełne prawo do należnego mu wynagrodzenia.

Dalsze instrumenty mające na celu zachowanie miejsc pracy, to zwolnienie małych firm z obowiązku płacenia składek ZUS przez trzy miesiące. O zwolnienie będą mogły się ubiegać nie tylko firmy, które prowadziły działalność na dzień 1 lutego, ale także te, które pomimo trudnej sytuacji na rynku, rozpoczęły działalność w lutym i w marcu. Ustawodawca przewidział zwolnienie w pełnym wymiarze dla przedsiębiorców, którzy zgłosili do ubezpieczeń mniej niż 10 ubezpieczonych oraz zwolnienie w wysokości 50% łącznej kwoty należności z tytułu składek dla przedsiębiorców zatrudniających od 10 do 49 ubezpieczonych. Kolejnym wsparciem, z którego może skorzystać przedsiębiorca są dofinansowania wynikające z przestoju ekonomicznego, a także dofinansowanie wynagrodzeń. Maksymalny okres dofinansowań to obecnie trzy miesiące.

Pracodawca może też skorzystać z możliwości zmniejszenia etatów i zmniejszenia pensji lub z nieco mniej popularnego wsparcia - dofinansowania wynagrodzeń na podstawie umowy ze starostą. Pracodawca ma również możliwość wprowadzenia elastycznego czasu pracy. Pracownicy mogą wykonywać pracę dłużej, co jest odpowiednio kompensowane czasem wolnym w innych dniach.

- Co ważne, korzystając z tych dofinansowań przedsiębiorca nie będzie mógł w okresie otrzymywania wsparcia (aktualnie max. przez okres trzech miesięcy) zwolnić pracownika z przyczyn go niedotyczących, np. z powodu spadku obrotów - podkreśla Krystian Stanasiuk.

Jeśli chodzi o wypowiedzenia mając na uwadze ww. ryzyka związane ze zdalnym doręczaniem wypowiedzenia, warto rozważyć alternatywę w postaci doręczenia elektronicznego. Wymóg pisemnego wypowiedzenia umowy o pracę spełniać będzie bowiem także wypowiedzenie przesłane pracownikowi e-mailem, które jako załącznik zawiera wypowiedzenie umowy o pracę podpisane za pomocą certyfikowanego podpisu elektronicznego. Należy pamiętać, że dokument musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a nie być zwykłym skanem podpisu lub dokumentem opatrzonym zwykłym podpisem elektronicznym lub podpisanym za pomocą platformy EPUAP.

Perspektywa członka zespołu tworzącego przedsiębiorstwo

Organizacje mają za zadanie utrzymać biznes. Wiadomo, że biznes bez ludzi nie istnieje. Stąd dużo wyzwań dla managerów na każdym poziomie w strukturze organizacyjnej. Praca online rządzi się swoimi prawami i wymaga nowych umiejętności, nie tylko technologicznych, ale także społecznych. Relacja nie jest bezpośrednia, fizyczna. Managerowie muszą uruchomić swoje jeszcze wyższe kompetencje takie, jak m.in. empatia, wnikliwe słuchanie, dopytywanie, sprawdzanie stanu emocjonalnego, budowanie jeszcze głębszego zaufania niż dotychczas, ustalanie z pracownikami, pytanie ich o zdanie lub opinię. Bycie wrażliwym obserwatorem w poprzednich warunkach pracy było wyzwaniem dla wielu, a co dopiero w epoce online. Trzeba być uważnym i rozsądnie podejmować decyzje dotyczące ludzi.

Czas pandemii jest czasem pełnym wyzwań. Trudno nam znaleźć swoją własną strategię radzenia sobie, bo nikt z nas w takich warunkach jeszcze nie funkcjonował. Niektórzy niespokojnie śledzą wszelkie doniesienia, polują na różnego rodzaju informacje, chcą być na bieżąco ze wszystkim co dotyczy Covid-19. Pozorna kontrola daje przewalczyć uczucie niepewności. Inni z kolei unikają jak mogą informacji, nie czytają, nie oglądają, nie komentują. Chcą się uwolnić w maksymalny sposób od terroru wiedzy, bo to im daje przestrzeń do funkcjonowania. Z kolei jest część osób, która pomaga, poszukuje wszelkich możliwych miejsc, gdzie można się udzielać, dawać siebie, wspierać innych. To potrzeba bycia ważnym i pomocnym, dzięki czemu człowiek staje się spokojniejszy - taki samarytanin w kryzysie. Są i tacy, którzy działają - typ zadaniowca. Żaden wirus ich nie pokona. Szukają, rozwiązują, wymyślają, działają. Nie mają czasu na ubolewanie i utyskiwanie. Traktują ten czas jak wyzwanie. Nie można oceniać żadnej z tych strategii, czy jest dobra czy zła. Jeżeli tylko pozwala utrzymać się na powierzchni, a nie zapaść się w sobie, to jest efektywna.

- Wszyscy znaleźliśmy się w sytuacji, która jest dla nas nowa, nieprzewidywalna, pełna emocji, utrudnień i nieoczekiwanej zmiany. Ale czy rzeczywiście coś, co jest pandemią/epidemią może być kategoryzowane jako zmiana, o której się uczyliśmy i którą umiemy zarządzać? Pewnie nie. I długo jeszcze będziemy się uczyć, jak funkcjonować w takich warunkach, by powrócić do normalności, czymkolwiek ta normalność jest dla nas wszystkich - tłumaczy Izabela Salicka, psycholog społeczny, mediator organizacyjny, facylitator dialogu.

Wnioski ekspertów

Wszystkie powyższe wnioski powstały podczas interdyscyplinarnego webinarium zorganizowanego przez kancelarię prawną Taylor Wessing. Webinar poprowadzili:

• Grażyna Kuźma, radca prawny (prawo obrotu nieruchomościami, finansowanie nieruchomości)
• Izabela Salicka, psycholog społeczny, mediator organizacyjny, facylitator dialogu
• dr Ewelina Stobiecka, radca prawny (rozwiązywanie sporów)
• Krystian Stanasiuk, LL.M., radca prawny (prawo pracy)
• Andrzej Mikosz, radca prawny (prawo spółek, M&A i rynki kapitałowe)
• dr Jakub Pitera, radca prawny (prawo spółek, M&A i rynki kapitałowe)
• Przemysław Walasek, LL.M., adwokat (ochrona własności intelektualnej, prawo umów)