E-przetargi. Na co zwracać uwagę, by przebiegły bezproblemowo?

Przeczytaj także: E-przetargi, czyli krajobraz po zmianach

Przygotowujesz e-przetargi? Przeczytaj nasz poradnik

Od połowy października 2018 roku obowiązują znowelizowane przepisy ustawy Prawo Zamówień Publicznych, które zarówno dla zamawiających, jak i wykonawców oznaczały konieczność przystosowania się do istotnych zmian w procesie przetargowym. Jedna z najistotniejszych dotyczyła wprowadzenia elektronicznej komunikacji na linii zamawiający - wykonawcy.

Pracownicy instytucji publicznych stanęli zatem oko w oko z nie lada wyzwaniem - organizacją przetargów elektronicznych. Część z nich z tym zadaniem mierzy się już od wspomnianego października 2018, innych konieczność cyfrowej komunikacji z wykonawcami obowiązywać będzie dopiero od 2021 roku. Wsparciem dla nich mają być dostępne na rynku rozwiązania informatyczne, a więc narzędzia platformy e-Usług. Jak zamawiający radzą sobie z nową rzeczywistością?

Wyniki ankiety przeprowadzonej wśród instytucji publicznych przez Marketplanet i ApexNet wskazują, że organizatorzy e-przetargów skarżą się na zmieniające się założenia elektronizacji oraz nową wersję ustawy PZP (67%), niejasne interpretacje prawne ustawy (60%) i komunikację z wykonawcami (46%).

- O ile na prawo zamawiający mają mniejszy wpływ, o tyle sam proces e-przetargu, w tym komunikacja z wykonawcami, w dużej mierze zależy od nich. Warto pamiętać o tym, że narzędzia informatyczne wspierające organizację przetargów publicznych w wersji elektronicznej mają wiele ciekawych funkcjonalności, upraszczających pracę działów zakupów. Do e-przetargu można się bardzo dobrze przygotować, poznając odpowiednio wcześnie możliwości portali e-Usług – tłumaczy Magdalena Szmalec, Business Director w Marketplanet.

Jak to zrobić? Oto 6 wskazówek, dzięki którym odpowiednio przygotujesz się do e-przetargów i wykorzystasz możliwości dostępnych na rynku narzędzi:

1. Edukuj wykonawców

Zmiany w prawie sprawiły, że do przetargów muszą się w inny sposób przygotować także te firmy, które składają w nich oferty. W interesie zamawiających leży to, aby pomóc oferentom przejść bezboleśnie przez nowe procedury. Muszą zatem edukować wykonawców i komunikować się z nimi na każdym etapie e-przetargu, między innymi udostępniając dokumenty z instrukcją obsługi portalu e-Usług, z którego korzystają, przypominając o konieczności posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego czy o zarezerwowaniu odpowiedniej ilości czasu na elektroniczne złożenie oferty.

2. Wybieraj także pozacenowe kryteria przetargowe

Zamawiający często czują presję, aby wyłonić w przetargu jak najtańszego wykonawcę. Jednak zdarza się, że niska cena oznacza ofertę, która nie jest najlepsza z punktu widzenia zamawiającego, bo np. nie zapewnia realizacji umowy w odpowiadającym zamawiającemu terminie, gwarancji czy wsparcia wymaganej kadry. Żeby dobrze zdefiniować kryteria, według których oceniane będą oferty wykonawców, zamawiający musi przede wszystkim zastanowić się nad tym, czego oczekuje w związku z wykonaniem umowy.
Nowoczesne, dobrze zaprojektowane portale e-Usług pozwalają na ustawienie dowolnej liczby kryteriów i nadanie im odpowiednich wag, a później automatycznie oceniają je, wskazując wykonawcę najdokładniej spełniającego wymagania zamawiającego.

3. Negocjuj za pomocą aukcji elektronicznych

Aukcja elektroniczna służy temu, aby zamawiający wybrał najkorzystniejszą dla siebie ofertę już po etapie oceny złożonych przez wykonawców propozycji i pozwala na uzyskanie znacznych oszczędności. Za pomocą aukcji można negocjować wszystkie policzalne elementy oferty – gwarancję, terminy płatności, liczbę etapów fakturowania itd.
I w tym przypadku z pomocą przychodzą nowoczesne narzędzia informatyczne, które umożliwiają przeprowadzanie aukcji właściwych i testowych. Wspierają też niezbędną w tym procesie komunikację z wykonawcami.

4. Korzystaj z możliwości e-narzędzi przy publicznym otwarciu ofert

Otwarcie ofert stanowi niezwykle doniosłą czynność w procesie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. To, jak takie otwarcie powinno wyglądać po zmianie przepisów, nie zostało dotąd nigdzie opisane. Warto jednak także w tym zakresie skorzystać z możliwości narzędzi informatycznych.
Odpowiednio zaprojektowane funkcjonalności tych platform automatyzują sesję otwarcia ofert. Polega ona na tym, że po odszyfrowaniu ofert system samodzielnie generuje z nich dane, które zamawiający określił i zaczytuje do wzoru protokołu otwarcia, który po zakończeniu wszystkich czynności może zostać opublikowany na stronie internetowej.

5. Przygotuj się na e-faktury

Od 18 kwietnia tego roku zamawiający mają obowiązek odbierania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych wystawionych przez wykonawców. Państwo wyłoniło dwóch brokerów, którzy dostarczą odpowiednie platformy wymiany e-faktur.

Co leży po stronie zamawiających? Mogą założyć konto na platformie, pobrać fakturę i przepisać dane z niej do swojego systemu księgowego (lub wprowadzić te dane dzięki technologii OCR, czyli automatycznego odczytu dokumentów). Mogą też swój system księgowy zintegrować z platformą, korzystając z udostępnionego API lub skorzystać z takich portali e-Usług, które będą zintegrowane z platformami do elektronicznego fakturowania i za zamawiających wszystkie faktury z tych platform pobiorą, zarchiwizują i przypiszą do prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.

6. Pamiętaj o bezpieczeństwie e-przetargów

Zamawiający oddają w ręce dostawców technologii do obsługi e-przetargów wiele cennych dla nich informacji. Wykonawcy korzystając z portali e-Usług, przesyłają oferty, których nikt nie powinien zobaczyć przed datą ich oficjalnego otwarcia. Rozwiązania informatyczne wykorzystywane w procesie organizacji zamówień publicznych muszą zapewnić bezpieczeństwo danych, dokumentów, ofert i całego przetargu.

Platformy komercyjne nie są na razie kontrolowane przez urzędników, nie ma też żadnej ścieżki certyfikacji, którą powinny przejść, aby zostały dopuszczone do obsługi e-przetargów. To na zamawiającym spoczywa więc obowiązek sprawdzenia gwarantowanego przez dostawcę poziomu zabezpieczeń.

Warto w tym przypadku wybrać firmy z długoletnim doświadczeniem i solidnym zapleczem technologicznym.