Dokumentacja pracownicza - zmiany

Przeczytaj także: Informacja do świadectwa pracy wydawana od 1 stycznia 2019 roku

Skrócenie procedury polega głównie na tym, że lekarz po wpisaniu nr PESEL pacjenta uzyskuje dostęp do danych pacjenta (ubezpieczonego), jego pracodawców (płatników składek) oraz członków jego rodziny – a potrzebne dane uzupełniane są automatycznie przez system. Wystawione przez lekarza zwolnienie przekazywane jest automatycznie do ZUS a lekarz nie musi przechowywać kopii wystawionego w ten sposób dokumentu. Pracodawca, który założył profil na PUE otrzymuje natychmiast wiadomość o wystawieniu jego pracownikowi e-ZLA i samo zwolnienie. Z tego względu pacjent nie musi dostarczać zwolnienia elektronicznego pracodawcy (w przypadku pracowników) ani do ZUS (m.in. w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą).

W przypadku jednak, gdy pracodawca pacjenta nie posiada profilu PUE, lekarz musi wręczyć pacjentowi wydruk zwolnienia elektronicznego, a pacjent musi taki wydruk dostarczyć do zakładu. Pracodawca powinien poinformować pracownika o braku profilu PUE oraz konieczności dostarczania wydruków papierowych zwolnień, gdyby jednak pracownik zapomniał o tym fakcie lub pracodawca nie dopełnił obowiązku informacyjnego w tym zakresie, to i tak informacja o konieczności wydrukowania zwolnienia pojawi się lekarzowi sporządzającemu dokument w formie komunikatu wygenerowanego przez system informatyczny.

Kolejne zmiany w przepisach dotyczących pracowników wchodzą w życie od nowego roku. Od 1 stycznia 2019 r. wchodzą w życie przepisy dotyczące prowadzenia akt pracowniczych, okresu ich przechowywania oraz nowy wzór świadectwa pracy zgodnie z projektem rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej ( z dnia 13 września 2018 r.) Rewolucja w prowadzeniu akt osobowych polega na dodaniu dodatkowej części akt, mimo iż dodano cześć D do prowadzonych przez pracodawców akt osobowych, to tak naprawdę nowy zakres gromadzonych informacji znajdować się będzie w ich części C. Informacje i dokumenty gromadzone do tej pory w części C tj. oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy znajdować się będą w części D dokumentacji, a część C zostanie zagospodarowana na informacje związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach. Pracodawca będzie miał obowiązek kontrolowania okresów dotyczących nałożonej na pracownika kary i będzie miał obowiązek po upływie okresu zatarcia usunąć informacje o odbytej karze z akt. W przypadku zatarcia kary i konieczności usunięcia informacji o niej z akt, pracodawca będzie zobowiązany do zmiany wykazu dokumentów z części C oraz do zaktualizowania numeracji dokumentów, tak aby informacja o ukaraniu przestała być niewidoczna w aktach osobowych pracownika.

Ponadto z projektu nowego rozporządzenia wynikają regulacje dotyczące sposobu i trybu doręczania informacji lub sposobu przekazywania zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposobu odbioru dokumentacji pracowniczej pracownikowi lub w przypadku śmierci pracownika uprawnionej do jej odbioru osoby. Doręczeń informacji dokonywać się będzie za pokwitowaniem: przez operatora pocztowego, przez osobę upoważnioną przez pracodawcę, za pośrednictwem komunikacji elektronicznej pod warunkiem otrzymania potwierdzenia.

Zmiany w zakresie art. 94 (6) Kodeksu pracy generują nowe obowiązki dla pracodawców w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Obok dotychczasowego dokumentu przekazywanego pracownikowi w postaci świadectwa pracy wydawanego pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej, pracodawca będzie zobowiązany do przekazania pracownikowi informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o konieczności zniszczenia dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w zakreślonym terminie. Informacja przekazywana pracownikowi powinna być tak jak przy obowiązkach związanych z RODO konkretna i zindywidualizowana.

Kolejne zmiany w kodeksie pracy wprowadzone Ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją dotyczą art 94 pkt 9b Kodeksu Pracy. Zgodnie z tym przepisem pracodawca będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Okres przechowywania dokumentacji ulegnie zatem skróceniu z 50 lat do lat 10. Gdyby pracodawca nawiązał w okresie 10 lat ponownie stosunek pracy z tym samym pracownikiem, to w takim przypadku pracodawca zapewnia ciągłość prowadzonej uprzednio dokumentacji pracowniczej a okres jej przechowywania będzie liczył się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł przez okres kolejnych 10 lat.