Baza Konkurencyjności Funduszy Europejskich. Czym jest i dla kogo?

Przeczytaj także: Podwykonawstwo w Horyzoncie 2020

Procedura wyboru dostawcy czy wykonawcy usług jest jednym z najistotniejszych elementów realizacji projektu. Cały trud przygotowania dokumentacji aplikacyjnej, stres związany z faktem udziału w formule konkursowej i sukces w postaci podpisania umowy o dofinansowanie, może pójść na marne, jeśli procedura ofertowa zostanie błędnie przeprowadzona. Dlatego tak ważne jest, żeby znać nie tylko zasady w zakresie ofertowania, ale także przemyśleć i zaplanować poszczególne działania w tym zakresie już na etapie prac koncepcyjnych nad projektem.

Nie wystarczy sam wydatek

Jak wynika z analizy poprzedniej perspektywy finansowej, procedura ofertowania stwarzała najwięcej trudności przedsiębiorcom starających się o pozyskanie dotacji. Błędy pojawiały się na różnych etapach realizacji ofertowania, począwszy od źle sformułowanego zapytania poprzez nieupublicznianie zapytań ofertowych czy błędne udokumentowanie upublicznienia, zmianę treści zapytań w trakcie trwania procedury, zmianę zasad wyboru oferenta w trakcie jej trwania – po wybór oferenta niezgodnie z zasadami określonymi w zapytaniu. Konsekwencją w większości wskazanych powyżej przypadków było niekwalifikowanie kosztów poniesionych przez firmę. Należy pamiętać, że umowa o dofinansowanie stanowi jedynie dokument kontraktujący wnioskowaną kwotę. Dopiero prawidłowe poniesienie wydatku i rozliczenie się z niego warunkuje zwrot kosztów na konto przedsiębiorcy.

Wszystkie wskazane wcześniej błędy mogą pojawić również przy realizacji projektów w ramach obecnej perspektywy, warto jednak zwrócić na nie uwagę jeszcze przed podjęciem decyzji o staranie się o dotację.

Niejednokrotnie podstawą błędnie przeprowadzonej procedury było odmienne od unijnego podejście beneficjenta do wyboru dostawcy. Unia Europejska narzuca beneficjentowi wybór zgodnie z zasadami konkurencyjności, jawności, przejrzystości i gospodarności. Przedsiębiorcy natomiast chcą realizować projekt, w tym też wybrać dostawę, tak jak podchodzą do biznesu – czyli chcą kupić najlepszą maszynę, urządzenie czy usługę w rozsądnej cenie, najlepiej od znanego, sprawdzonego lub poleconego dostawcy. W biznesie bowiem liczy się zaufanie do producenta, z którym planuje się współpracę. Skoro mamy znanego i sprawdzonego dostawcę, z którym współpracujemy od lat, niepotrzebne wydaje się tworzenie skomplikowanych kryteriów wyboru oferenta, ogłaszanie zapytania ofertowego w bazie konkurencyjności i na stronie internetowej, wysłanie go do trzech potencjalnych oferentów i jeszcze ogłoszenie wyników. Dodajmy do tego czas trwania procedury ofertowej i ewentualne trudności, jakie mogą się w jej trakcie pojawić. W efekcie więcej niż połowa przedsiębiorców zrezygnuje z dotacji w ogóle. Nie chodzi o to, żeby zniechęcić przedsiębiorcę, ale o świadomość, jak ważnym aspektem jest ofertowanie. Należy też pamiętać, że sięgając po dotacje unijne, korzystamy ze środków publicznych, co oznacza, że oprócz korzyści w postaci dotowania części kupowanych środków trwałych czy wartości niematerialnych i prawnych mamy także obowiązki, chociażby w postaci stosowania zasady konkurencyjności.

Na początek szacowanie

Podstawowe i pierwsze działanie, jakie powinien zrealizować każdy przedsiębiorca, to szacowanie rynku, które ma na celu określenie wartości zamówienia w celu wyboru właściwej procedury ofertowej. Szacując wartość zamówienia, należy bazować na aktualnych cenach na rynku zamawianych dóbr. Tym samym należy przeprowadzić rozeznanie rynku wśród co najmniej trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia. Dokumenty dotyczące sposobu oszacowania wartości zamówienia publicznego powinny zostać zarchiwizowane łącznie z dokumentacją tego zamówienia. W przypadku zakupu środków trwałych/wartości niematerialnych i prawnych ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia; w przypadku robót budowalnych – nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania. Oszacowana wartość zamówienia publicznego musi być ważna w chwili publikacji ogłoszenia o zamówieniu publicznym.

Czym zatem jest zasada konkurencyjności, która tak często pojawia się przy poruszanym temacie procedury ofertowej? Zasada konkurencyjności jest gwarantem zachowania uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców przy realizacji projektów dofinansowanych z Funduszy Europejskich. Zasada konkurencyjności została szczegółowo opisana w „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 - 2020”. Są to odgórne wytyczne stworzone przez Ministerstwo Rozwoju, które mają zastosowanie zarówno w programach krajowych, jak i regionalnych. Na podstawie tych wytycznych poszczególne instytucje stworzyły Wytyczne dostosowane do swoich programów regionalnych. Dzięki zasadzie konkurencyjności beneficjenci, na potrzeby realizacji projektów współfinansowanych z Funduszy Europejskich, dokonają wyboru najkorzystniejszej oferty z zachowaniem uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, co jest możliwe dzięki dopuszczeniu jak najszerszego grona podmiotów, które mogłyby być zainteresowane realizacją poszczególnych zamówień.

Wszystko w jednym miejscu

Narzędziem służącym do realizacji zasady konkurencyjności opisanej w przytoczonych powyżej Wytycznych Ministra Rozwoju jest baza konkurencyjności (Baza), do korzystania z której beneficjenci zostali zobowiązani. Baza konkurencyjności to inaczej portal internetowy, za pośrednictwem którego możliwe jest publikowanie przez beneficjentów zapytań ofertowych, a także wyników postępowań dla upublicznionych zapytań ofertowych. Innymi słowy jest to miejsce, w którym znajdują się wszystkie zapytania ofertowe, obejmujące wartość zamówienia co najmniej 50 000 tys. zł.

Z Bazy korzystać mogą jedynie ci przedsiębiorcy, którzy podpisali umowę o dofinansowanie. Na poziomie rejestracji, wymagane jest bowiem podanie numeru umowy o dofinansowanie. Beneficjent założy na portalu swoje konto, przy wykorzystaniu którego będzie publikował wszelkie zapytania ofertowe, dla różnych procedur ofertowych realizowanych w ramach tego samego lub różnych projektów. W praktyce oznacza to, że pod nazwą firmy dostępne będą wszystkie procedury ofertowe powyżej 50 tys. zł, jakie zostały przez nią przeprowadzone w ramach aktualnej perspektywy finansowej.

Baza konkurencyjności ma także służyć upowszechnianiu wszelkich zapytań potencjalnych dostawców do beneficjenta w kontekście danej procedury ofertowej. Beneficjent ma obowiązek nie tylko zamieścić w Bazie pytanie, jakie do niego wpłynęło, ale także odpowiedź, jaka została udzielona. Stosowanie takiej praktyki ma na celu stworzenie oferentom równego dostępu do przepływu wiedzy i informacji w zakresie toczącego się ofertowania.

Obowiązek bez umowy

Tych przedsiębiorców, którzy chcą rozpocząć realizację projektu przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, a tym samym przeprowadzić procedurę wyboru ofert dla wydatku powyżej 50 tys. zł, również obowiązuje zasada konkurencyjności. Różnica jednak polega na sposobie jej realizacji. Przedsiębiorca jest zobowiązany do opublikowania zapytania na swojej stronie internetowej, wysłania go do minimum trzech potencjalnych oferentów oraz opublikowania wyników na swojej stronie internetowej, a także ich wysyłki mailowej do potencjalnych oferentów.

Pilnuj progu wydatków

Kolejnym, wyższym progiem kwotowym, przy przekroczeniu którego zmieniają się zasady wyboru ofert, jest określony w art. 11 ust. 8 p.z.p. próg 209 tys. euro na dostawy i usługi oraz 5 225 tys. euro na roboty budowlane. Obok zastosowania przez beneficjenta zasady konkurencyjności i wynikających z niej obowiązków zamieszczenia zapytania i wyników w bazie konkurencyjności, dodatkowo konieczne jest ogłoszenie zapytania w Dzienniku Urzędowym UE. Dla przedsiębiorców, którzy nie podpisali umowy o dofinansowanie, sytuacja jest analogiczna jak w przypadku beneficjentów: publikacja ogłoszenia o zmówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, następnie na swojej stronie internetowej, wysłanie mailowo zapytania do minimum trzech potencjalnych oferentów, a także opublikowanie wyników na swojej stronie internetowej.

Trzecim rodzajem procedury wyboru ofert jest tzw. rozeznanie rynku, które obejmuje upublicznienie zapytania ofertowego na swojej stronie internetowej lub innej powszechnie dostępnej stronie przeznaczonej do umieszczania zapytań ofertowych, wysłanie zapytań ofertowych do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, wybór najkorzystniejszej ekonomicznie oferty. W zależności od Instytucji Zarządzającej, a także regionu, próg kwotowy, przy jakim stosowane jest rozeznanie rynku, różni się. Dla przykładu w woj. wielkopolskim rozeznanie rynku stosuje się od wartości zamówienia 5 tys. zł. Natomiast w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, przy konkursie 3.2.2 Kredyt technologiczny, rozeznanie rynku stosuje się dopiero od wartości 20 tys. zł.

Małe kwoty też pod kontrolą

Beneficjent dokonujący zamówień o wartości do 5 000 zł netto zobowiązany jest do realizacji projektu z należytą starannością, w szczególności ponosząc wszelkie wydatki w projekcie celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie, oraz uzyskiwać najlepsze efekty z danych nakładów zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami programu. Tym samym należy zgromadzić co najmniej trzy cenniki/broszury/katalogi/print screeny stron internetowych lub oferty wraz z potwierdzeniem ich otrzymania, a także oświadczenie o wyborze wykonawcy.

Poniżej znajdują się informacje o tym, jakie elementy powinny znaleźć się w zapytaniu ofertowym:

1. szczegółowy opis przedmiotu zamówienia wraz z kodem określony we Wspólnym Słowniku Zamówień CPV;
2. niedyskryminacyjne warunki udziału w postępowaniu – jasno określone kryteria wejścia;
3. kryteria oceny ofert, w tym wagi punktowe lub procentowe każdego z kryteriów oraz precyzyjny opis sposobu przyznawania punktów;
4. termin składania ofert, nie mniej niż 7 dni kalendarzowych dla dostaw i usług i nie mniej niż 14 dni kalendarzowych dla robót budowlanych;
5. informacje na temat zakresu wykluczenia – powiązania kapitałowe/osobowe;
6. określenie warunków zmian umowy wraz z wskazaniem kar umownych.

W tym miejscu należy także wskazać, co musi zawierać protokół wyboru:

1. informację o sposobie upublicznienia zapytania;
2. wykaz złożonych ofert wraz z datami ich złożenia;
3. informację o spełnieniu warunków (tj. brak powiązań osobowych/kapitałowych);
4. informację o przyznanej punktacji;
5. wskazanie wyboru oferty wraz z uzasadnieniem;
6. datę sporządzenia protokołu oraz podpis zamawiającego;
7. załączniki: potwierdzenie publikacji, oferty, oświadczenie o braku powiązań.

Naruszenia zasad udzielania zamówień, zgodnie z Rozporządzenie Ministra Rozwoju z dn. 29.01.2016 r. w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo, skutkuje obniżeniem poziomu dofinansowania zgodnie z poniższymi wytycznymi:

• brak zamieszczenia zapytania ofertowego oraz przesłania do potencjalnych wykonawców –100% lub 25%,
• podział zamówienia lub zaniżanie jego wartości –100% lub 25%,
• powiązania osobowe/kapitałowe –100%,
• niewłaściwy opis zamówienia –25% / 10% / 5%,
• brak pełnej informacji o warunkach udziału w postępowaniu/kryteriach oceny ofert –25%/10%/5%,
• warunki udziału w postępowaniu / kryteria oceny ograniczające konkurencję –25%, 10%, 5%,
• niewłaściwe określanie terminów –25% /10% /5%,
• nieprawidłowości w wyborze oferty –25%/10%/5%,
• nieudokumentowanie postepowania –25%/10%/5%,
• brak informacji o wyniku postępowania –5%,
• istotne zmiany zawartej umowy –25% (oraz 100% dodatkowego wynagrodzenia).

Baza Konkurencyjności Funduszy Europejskich (Baza) została uruchomiona 7 grudnia 2015r. i jest dostępna pod adresem: http://www.bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl
W miarę uruchamiania przez Instytucje Zarządzające nowych konkursów pojawiają się w Bazie nowe zapytania ofertowe. Baza ma na celu ułatwienie stosowania przez przedsiębiorców zasady konkurencyjności. Z chwilą uruchomienia nowej perspektywy finansowej i pojawieniem się informacji o konieczności korzystania z Bazy reakcja przedsiębiorców była nerwowa. Taka postawa wynikała z obawy przed napływem ofert producentów, którzy cenowo będą bezkonkurencyjni, natomiast jakość świadczonych przez nich produktów czy usług będzie znacząco niska i nieodpowiadająca stawianym przez przedsiębiorców wymogom. W praktyce okazuje się jednak, że jest to bardzo dobre rozwiązanie, ponieważ Baza wymusza na przedsiębiorcach precyzyjne określenie przedmiotu zapytania ofertowego i kryteriów wyboru oferty, co służy nie tylko beneficjentowi, ale także daje realną szansę na wybór pożądanego przez przedsiębiorcę dostawcy rozwiązania.