Od 1 lipca eIDAS zamiast ustawy o podpisie elektronicznym

Przeczytaj także: Identyfikacja elektroniczna - nowe zasady

W badaniu zrealizowanym przez Konfederację Lewiatan w 2015 r. , 74 proc. firm oceniło, że miesięczne koszty druku i dystrybucji faktur wynoszą nawet do 5 tys. zł, a 9 proc. oszacowało je na kwotę między 5 tys. a 10 tys. zł. Z raportu „E-faktura w Polsce” wynika, że koszt wydruku i wysyłki pojedynczej faktury wynosi – w zależności od szacunków od 1,5 zł do 1-2 euro, natomiast wdrożenie e-faktury pozwala zredukować ogólne koszty całego procesu o ok. 80 proc.

E-podpis pozwala nie tylko na wystawianie e-faktur, ale także na maksymalne ograniczenie „fizycznego” kontaktu firmy z urzędami. Już od 2006 r. organy władzy publicznej mają obowiązek umożliwienia klientom składania podań i wniosków oraz dokonywania innych czynności w formie elektronicznej, w tym przyjmowania dokumentów opatrzonych bezpiecznym e-podpisem. Warto przypomnieć, że od stycznia 2015 r., firmy zatrudniające więcej niż 5 pracowników, mają obowiązek składania deklaracji podatkowych PIT-11, CIT-8 oraz IFT-2 wyłącznie w formie elektronicznej, poświadczonych kwalifikowanym podpisem. Dostępny dla przedsiębiorców system umożliwia bieżącą kontrolę stanu konta podatkowego, co skraca do minimum czas załatwiania spraw związanych z rozliczeniem.

E-podpis jest także narzędziem umożliwiającym korzystanie z elektronicznego systemu ZUS. Dzięki temu przedsiębiorca otrzymuje dostęp do Platformy Usług Elektronicznych (PUE), na której można zrealizować większość spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi. Dodatkowo udostępniona przez ZUS aplikacja ePłatnik pozwala firmom rozliczać składki za siebie i pracowników, wysyłać deklaracje rozliczeniowe, dokonywać zgłoszeń i wyrejestrowań ubezpieczonych. Zgodnie z przepisami, które weszły w życie z początkiem 2015 r. przedsiębiorcy rozliczający składki za więcej niż 5 zatrudnionych, są zobowiązani do korzystania z dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej.

– Istnieje jeszcze cały szereg zastosowań elektronicznego podpisu w firmach – wyjaśnia E. Włodarczyk. – W tym np. składanie wniosków rejestrowych, załączników i dokumentów do sądów rejestrowych lub Centralnej Informacji KRS na formularzach udostępnionych przez portal e-KRS – mówi E. Włodarczyk. – Dodatkowo e-podpis umożliwia zgłaszanie do rejestracji zbiorów danych osobowych i dokonywanie ich aktualizacji w GIODO, a także udział w przetargach i aukcjach elektronicznych – dodaje.

Jak zamówić e-podpis?

Do posługiwania się certyfikowanym e-podpisem niezbędne jest posiadanie specjalnego zestawu umożliwiającego jego użytkowanie. Składa się on z karty, na której zapisany jest klucz prywatny użytkownika i certyfikatu kwalifikowanego. Ważność certyfikatów uprawniających do składania podpisu elektronicznego jest ograniczona czasowo – najczęściej do roku lub dwóch. Po tym czasie konieczne jest ich odnowienie.

– Aby zakupić oferowany przez KIR zestaw do e-podpisu Szafir, należy wypełnić odpowiedni formularz zamówienia dostępny w siedzibie naszej firmy lub poprzez stronę internetową, określając jakiego typu produkt chcielibyśmy otrzymać. Następnie pozostaje już tylko wizyta w jednej z regionalnych placówek KIR lub w oddziale współpracującego z nami banku spółdzielczego i odebranie zamówionego zestawu – wyjaśnia E. Włodarczyk. – Jeśli już wcześniej korzystaliśmy z takiej aplikacji, procedura odnowienia certyfikatu jest jeszcze prostsza i można ją przejść w pełni on-line – dodaje.