Umowa między spółką z o.o. a jej członkiem zarządu

Przeczytaj także: Zatrudnienie pracownicze członka zarządu

Umowy pomiędzy spółką z ograniczoną odpowiedzialnością a członkami jej zarządu występują w obrocie dość często – są to przede wszystkim umowy o pracę oraz kontrakty menedżerskie. Nie oznacza to jednak, że opisane przeze mnie poniżej zasady reprezentacji spółki dotyczą tylko takich umów – dotyczą one potencjalnie każdej umowy cywilnoprawnej. Mogą to być, przykładowo: umowy sprzedaży członkowi zarządu samochodu należącego do spółki czy umowy, w których członek zarządu wynajmuje spółce lokal użytkowy. W każdej z tych sytuacji pojawia się potencjalne ryzyko nadużyć, które mogą doprowadzić do nieekwiwalentności świadczeń obu stron (w omawianych przykładach: zaniżenie ceny samochodu czy też zawyżenie czynszu najmu).

Przy zawieraniu umów pomiędzy spółką z ograniczoną odpowiedzialnością a członkiem jej zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Pamiętać należy, że nie jest możliwe zawieranie takich umów przez tę samą osobę, która po jednej stronie występuje jako osoba fizyczna, a po drugiej – jako organ spółki. Co więcej, nawet gdy zarząd jest wieloosobowy i potencjalnie spółkę mogliby skutecznie reprezentować pozostali członkowie zarządu, z wyłączeniem członka zarządu usytuowanego po drugiej stronie kontraktu – także nie jest to możliwe. Co więcej, spółki nie może w takim wypadku reprezentować również jej prokurent. Zasady reprezentacji w takich umowach nie doznają bowiem żadnego wyjątku.

Skutkiem naruszenia opisanych zasad reprezentacji jest bezwzględna nieważność zawartej umowy. Ta dotkliwa sankcja jest łagodzona przez orzecznictwo jedynie w wypadku umów o pracę zawieranych z członkiem zarządu – uznaje się bowiem, że w określonych okoliczność umowa o pracę pomiędzy spółką a członkiem zarządu jest zawierana w sposób dorozumiany.

Nie można wreszcie zapominać, że jeszcze surowsze wymogi obowiązują w spółce jednoosobowej, w której jedyny wspólnik jest jednocześnie członkiem zarządu. Czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga bowiem formy aktu notarialnego. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy, przesyłając wypis aktu notarialnego.