Pełnomocnictwo w przetargach nie zawsze do uzupełnienia

Przeczytaj także: Zamówienia publiczne: zmiana umowy nie zawsze istotna

Pełnomocnictwa, które występują w ramach ustawy Prawo zamówień publicznych (PZP) możemy podzielić na kilka rodzajów.

I. Pełnomocnictwo do działania w imieniu wykonawcy w toku postępowania/dla lidera konsorcjum.

Pełnomocnictwo do złożenia i podpisania oferty, a także do podejmowania w toku postępowania stosownych działań w imieniu i na rzecz wykonawcy jest wymagane w każdym wypadku, gdy oferty nie podpisuje osoba uprawniona do reprezentowania wykonawcy na podstawie dokumentów rejestrowych. Podobnie jest w sytuacji, gdy wykonawcy składają ofertę w ramach konsorcjum. Wówczas lider konsorcjum musi wykazać przed zamawiającym swoje umocowanie do działania w imieniu konsorcjanta.

Pełnomocnictwo do podpisania oferty może być ogólne - mocodawca upoważnia pełnomocnika do występowania w jego imieniu w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. Zgodnie z orzecznictwem Krajowej Izby Odwoławczej (KIO) uprawnia ono do podpisania oferty czy też zadania pytań do zamawiającego.

W przypadku braku załączenia pełnomocnictwa do oferty lub jego wadliwości istnieje możliwość uzupełnienia tego dokumentu na wezwanie zamawiającego w trybie art. 26 ust. 3 PZP. Należy jednak pamiętać, że w razie uzupełnienia data wystawienia pełnomocnictwa nie powinna być późniejsza niż data podpisania oferty. W przeciwnym wypadku oferta wykonawcy zostanie odrzucona jako nieważna na podstawie odrębnych przepisów.

II. Pełnomocnictwo do działania w imieniu podmiotu użyczającego wykonawcy swoje zasoby.

Wykonawcy bardzo często posiłkują się potencjałem podmiotów trzecich w trybie art. 26 ust. 2b PZP, na przykład w zakresie referencji czy zdolności kredytowej. Podmioty trzecie dostarczają przy tej okazji wykonawcy własne dokumenty np. listy referencyjne czy też informacje z banku. Takie dokumenty powinny zostać złożone we właściwej formie, tj. albo w formie oryginału albo kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez podmiot -lub upoważnionego do tego wykonawcę.

Umocowanie dla wykonawcy do poświadczania dokumentów podmiotu może zostać zawarte już w treści dokumentu pisemnego zobowiązania do udostępniania zasobów. Taki dokument musi zostać złożony zamawiającemu w oryginale. Jego brak nie daje możliwości skutecznego korzystania z potencjału podmiotu trzeciego i będzie skutkować wykluczeniem z postępowania po wcześniejszym wezwaniu wykonawcy do uzupełnienia.

III. Pełnomocnictwo do złożenia odwołania.

Korzystając ze środków ochrony prawnej w ramach PZP należy pamiętać o konieczności posiadania właściwego pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo do wnoszenia środków ochrony prawnej powinno być rodzajowe i określać wprost rodzaj czynności, do których podejmowania uprawniony jest pełnomocnik czyli powinno wymieniać, że pełnomocnik może samodzielnie wnosić odwołania do Prezesa KIO.

Niezałączenie pełnomocnictwa stanowi brak formalny, który podlega uzupełnieniu na etapie weryfikacji formalnej odwołania. W orzecznictwie brak było jednolitego stanowiska co do możliwości uzupełniania złożonego z odwołaniem wadliwego pełnomocnictwa. Jednak ostatnio orzecznictwo idzie w kierunku możliwości jego uzupełniania.

IV. Pełnomocnictwo do przystąpienia do postępowania odwoławczego.

O ile w przypadku odwołania ustawodawca jasno uregulował kwestię uzupełniania braków formalnych, o tyle sytuacja komplikuje się w przypadku przystąpienia do postępowania odwoławczego. PZP dość zdawkowo reguluje instytucję przystąpienia i nie zawiera żadnych regulacji dotyczących uzupełniania pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo takie również powinno być rodzajowe i określać wprost, że pełnomocnik może składać przystąpienia do postępowań odwoławczych przed Prezesem KIO.

W doktrynie zdania co do możliwości uzupełnienia pełnomocnictwa przy przystąpieniu są podzielone. Część przedstawicieli uważa, że na zasadzie analogii z ustawy można byłoby stosować przepisy dotyczące uzupełniania braków formalnych odwołania. Jest to jednak obarczone dużym ryzykiem. Krajowa Izba Odwoławcza w większości uznaje bowiem w takich przypadkach brak możliwości uzupełnienia braków formalnych, a w efekcie nieskuteczność samego przystąpienia.

V. Pełnomocnictwo do podpisania umowy.

Podpisanie umowy w sprawie zamówienia to kolejna czynność, która wymaga posiadania umocowania. Pełnomocnik musi posiadać pełnomocnictwo do takiej czynności, w którym wprost wskazuje się, że jest on uprawniony do samodzielnego zawarcia umowy w sprawie zamówienia.

Dokument pełnomocnictwa, jeżeli umocowanie takie nie było zawarte z pełnomocnictwem złożonym wraz z ofertą albo z umowy konsorcjum, może zostać przedstawiony przed samym podpisaniem umowy, np. z chwilą wnoszenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Formalny charakter procedur z PZP oznacza dla wykonawców konieczność składania dokumentów poprawnych i nie budzących wątpliwości zamawiającego i konkurentów. Takim dokumentem jest pełnomocnictwo. O ile w większości przypadków istnieje możliwość jego uzupełnienia, o tyle zdarzają się przypadki, gdy takiej możliwości nie ma. Dlatego wykonawcy powinni o tym pamiętać każdorazowo, gdy ich dokumentów nie podpisuje osoba uprawniona do reprezentacji.