Treść umowy musi być tak sformułowana, aby jednoznacznie z niej wynikało, że jest to "umowa na zastępstwo". Należy wykazać dane osobowe zastępowanego pracownika albo stanowisko lub funkcję zastępowanego. W celu sprawdzenia kompetencji zatrudnianej osoby na zastępstwo, pracodawca ma możliwość zatrudnić ją na maksymalnie trzymiesięczny okres próbny.

Przedsiębiorcy nie muszą się tutaj obawiać zatrudnienia kobiet na umowę na zastępstwo, bo jeśli w momencie wypowiedzenia lub rozwiązania umowy byłaby ona w ciąży, umowa o pracę na zastępstwo w tym przypadku nie ulega przedłużeniu. Tym samym pracodawca nie musi utrzymywać na etacie dwóch pracowników: zastępowanego, czyli stałego pracownika (powracającego np. ze zwolnienia lekarskiego czy urlopu macierzyńskiego) i zastępcy.

Warunki i rodzaj pracy powinny być takie same jak u nieobecnego zastępowanego pracownika, gdyż zastępca zatrudniony jest na jego stanowisko. Jednakże nie muszą być identyczne. Zawierając umowę na zastępstwo należy ustalić: wynagrodzenie, czas i miejsce pracy. Zgodnie z art. 11³ i 18^3a § 1 k.p pracownik – zastępca jest pełnoprawnym pracownikiem i ma takie same prawa i obowiązki jak pozostali pracownicy.

Wynagrodzenie pracownika zastępcy

Wynagrodzenie pracownika zastępcy nie musi być adekwatne do pensji zastępowanego nieobecnego pracownika. Jednakże pracodawca musi pamiętać, że wynagrodzenie za pracę powinno być tak ustalone, aby odpowiadało w szczególności rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także powinno uwzględniać ilość i jakość świadczonej pracy (art. 78. § 1 k.p.). Do umowy o pracę na zastępstwo można wprowadzać zmiany np. wynagrodzenie można zmienić za pomocą porozumienia lub wypowiedzenia zmieniającego.

Jeżeli u pracodawcy obowiązują przepisy płacowe (regulamin wynagradzania, układ zbiorowy pracy), to pensja zastępcy nie może być niższa od najniższego wynagrodzenia określonego stanowiska. Co się tyczy dodatkowych świadczeń pozapłacowych np. laptop, samochód służbowy, z których korzystał nieobecny pracownik - takiego prawa do użytkowania nie uzyskuje zastępujący chyba, że w umowie o pracę zawarto dodatkowe uprawnienia.

Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego

Pracodawca ma obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego na zasadach ogólnych pracownika zatrudnionego na zastępstwo. Pracownika - zastępcę należy zgłosić do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx. Miesięczne składki ubezpieczenia społecznego oraz zdrowotnego będą wykazywane w imiennym protokole miesięcznym ZUS RCA. Rozwiązanie umowy na zastępstwo uprawnia pracodawcę do wyrejestrowania zastępcy. Pracodawca składa formularz ZUS ZWUA z kodem przyczyny wyrejestrowania (100 – ustanie tytułu do ubezpieczeń).

Rozwiązanie umowy na zastępstwo

W umowie na zastępstwo należy ustalić ściśle określony termin zakończenia stosunku pracy. Rozwiązanie pracy pracownika zastępcy jest automatyczne - jak każda umowa na czas określony – z upływem terminu, na który ją zawarto, a więc z chwilą powrotu do pracy nieobecnego stałego pracownika. Termin zakończenia umowy może być określony poprzez: podanie dokładnej daty, do której ma trwać umowa; odwołanie się do przyczyny zawarcia umowy na zastępstwo, np. na czas urlopu wychowawczego danej osoby; zastosowanie ogólnego sformułowania np. na czas zastępstwa danej osoby, co jest najdogodniejszym rozwiązaniem. Jednakże umowa taka może być rozwiązana za porozumieniem stron, jak każda umowa o pracę. Zarówno pracodawca jak i pracownik może wyjść z propozycją rozwiązania stosunku pracy. Rozwiązanie może nastąpić w każdej chwili - za trzydniowym wypowiedzeniem (art. 33¹)) a strony nie muszą wskazywać przyczyn zerwania umowy.

Pracodawca może rozwiązać umowę o pracę na zastępstwo bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 k.p.) lub z przyczyn niezawinionych przez pracownika (art. 53 k.p.). Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika nie może nastąpić po upływie 1 miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy..

Gdy pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika, pracownik ma również prawo rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia. W takim przypadku pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres 2 tygodni pracy (art. 55 § 1¹).