Administracja publiczna: co może uzasadnić zwłokę w załatwieniu sprawy?

Przeczytaj także: Administracja publiczna: opieszały urzędnik? Są na to sposoby

Często można spotkać się z sytuacją, gdy składamy wnioski lub petycje do odpowiedniego organu i nasze pismo pozostaje bez odpowiedzi przez długi czasu. Można wtedy dowodzić o nie zachowaniu przez urzędnika przewidzianych przez ustawę terminów dotyczących wydania decyzji.

Organy mogą tłumaczyć opóźnienie w rozstrzygnięciu sprawy jako konsekwencje okoliczności od niego niezależnych – jednak te muszą rzeczywiście uzasadniać zwłokę. Przykładowo, jeśli ubiegamy się o odszkodowanie z jakiegoś tytułu, nie dostajemy odpowiedzi, co organ uzasadnia zbyt dużą liczbą wniosków o odszkodowania, która napływa w danym momencie – nie jest to odpowiednia przyczyna, która usprawiedliwiałaby opóźnienie postępowania. Zbyt duża liczba spraw z jakimi muszą borykać się urzędnicy nie tłumaczy ewentualnych opóźnień w terminowym rozpatrzeniu naszego wniosku. Podobnie jest z zasłanianiem się kwestią finansową – przykładowo brak pieniędzy na pokrycie kosztów postępowania administracyjnego nie może być przez organ przedstawiony jako rzeczywista przeszkoda, która uniemożliwia rozstrzygnięcie sprawy w przewidzianym przez ustawę terminie. Rozważania te znajdują swoje potwierdzenie w wyrokach sądowych – m.in. Sąd Administracyjny w Warszawie (sygnatura: I SAB/Wa 325/2010) lub poznański WSA (II SAB/Po 14/2008). Według tych orzecznictw za niezależną od organu przyczynę opóźnienia sprawy nie można uznać ani charakteru przedłożonej do urzędu sprawy, ani znacznej liczby akurat w danym momencie przeprowadzanych przez dany organ postepowań lub niewystarczającej liczby pracowników.

Z przepisu art. 35 § 4 kodeksu postępowania administracyjnego wynika, że terminy załatwienia spraw określają czas efektywny, jakim dysponuje organ administracji publicznej załatwiający sprawę na jej rozpatrzenie i podjęcie decyzji. Do terminów tych nie zalicza się: terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności; okresów zawieszenia postępowania; okresów opóźnień powstałych z przyczyn powstałych z winy strony; okresów opóźnień powstałych z przyczyn niezależnych od organu. Okresy opóźnień powstałych z przyczyn niezależnych od organu, których nie wlicza się do terminów załatwiania spraw, to opóźnienia inne niż powstałe z winy strony, spowodowane działaniem czynników, na które organ nie miał wpływu. Mogą to być zarówno działania sił przyrody, jak i działania lub zaniechania innych organów, które są istotne dla rozstrzygnięcia sprawy.

Jednak do terminów załatwienia spraw wlicza się także opóźnienia powstałe z winy organu prowadzącego postępowanie. Jak tłumaczy Bartosz Antos z portalu www.grunttozysk.pl zasięganie porady przez organ administracji u władz zwierzchnich, co do sposobu załatwienia sprawy, nie usprawiedliwia przekroczenia terminu jej załatwienia. Nie można przyjąć, aby w takiej sytuacji niezałatwienie sprawy w terminie następowało z przyczyny niezależnej od organu w rozumieniu art. 36 § 2 lub z przyczyny uzasadnionej w rozumieniu art. 38 k.p.a. Zatem, do przyczyn niezależnych od organu, o których mowa w art. 35 § 5 k.p.a., nie należy zaliczać: zwłoki innego urzędu, który opóźnia nadesłanie do organu orzekającego odpowiedzi na wysłane pismo; oczekiwanie na nadesłanie akt administracyjnych przez inny urząd orzekające czy przeprowadzenie uzupełniającego postępowania dowodowego przez organ niższej instancji. W przypadku, gdy sytuacja wymaga przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego rozstrzygnięcie, co do zasady, powinno zostać wydane w ciągu miesiąca. Natomiast w sprawach bardziej skomplikowanych okres oczekiwania na wydania decyzji nie może przekroczyć dwóch miesięcy od daty wszczęcia postępowania. Jeśli chodzi o postępowanie o charakterze odwoławczym załatwienie sprawy powinno nastąpić w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.

Saveinvest Sp. z o. o.